Hay dos formas de inscribir colaboradores en una ruta: la del detalle de la ruta, para asignar una ruta a las personas que elijas, y Asignación múltiple, para asignar varias rutas a varias personas en una sola pasada. No hacen lo mismo con quien ya tiene la ruta, y esa es la diferencia que más conviene tener clara.
Inscribir a un grupo de personas en una ruta y definirles la fecha desde la que la tienen disponible y la fecha en que se les vence.
Ver, antes de asignar, cómo está cada colaborador en esa ruta: quién no la tiene, quién la está haciendo, quién la completó y a quién se le venció el plazo.
Armar un plan de formación completo de una vez, cuando son varias rutas para varias personas.
Volver a asignar una ruta a quien ya la hizo, cuando el contenido cambió y te interesa que la recorra de nuevo.
Navegación: Academia → Rutas de Aprendizaje → Ver más en la ruta → botón Asignar Ruta de Aprendizaje
Se abre la pantalla Nueva Inscripción, con dos fechas arriba y el listado de tus colaboradores abajo.
Fecha de Inicio — desde cuándo la ruta le aparece disponible a la persona. Viene con la fecha de hoy.
Fecha de Vencimiento — el plazo para terminarla. Viene con un mes más que la de inicio, y tiene que ser posterior a la de inicio.
Marca en el listado a las personas que van a hacer la ruta. Puedes recortar el listado con el botón Filtros, por nombre, correo electrónico, departamento y grupo.
Haz clic en Guardar. El botón está deshabilitado hasta que marques al menos una persona.
La columna Estado te dice cómo está cada persona en esta ruta, y las pestañas de arriba del listado te dejan ver solo las de un estado, con la cantidad de cada uno:
No asignado — nunca se le asignó esta ruta.
Pendiente — la tiene asignada, con plazo vigente, y no la terminó.
Completado — la terminó. Al lado se ve la fecha.
Expirado — se le venció el plazo sin terminarla.
Actualizado - Rehacer — la había completado y después la ruta cambió.
Lo más importante de esta pantalla: si marcas a alguien que ya tiene la ruta Pendiente, la asignación entera se rechaza y no se inscribe nadie. Para evitarlo, trabaja desde la pestaña No asignado.
A quien la completó o a quien le expiró el plazo sí puedes volver a asignársela: esos dos estados no bloquean.
Al guardar, las personas quedan inscriptas y el formulario se limpia para que puedas hacer otra tanda sin salir de la pantalla. Para revisar el resultado, entra a la pestaña Inscripciones del detalle de la ruta.
Atajo: si llegas a esta pantalla desde una actividad del calendario de concientización, la Fecha de Inicio viene ya cargada con la fecha de la actividad y el vencimiento un mes después; y si la actividad era para Todos los empleados, el listado te llega con todos marcados. Revisa la selección antes de guardar.
Navegación: Academia → Rutas de Aprendizaje → Gestión de Rutas de Aprendizaje → Asignación múltiple
Son tres pasos, y te mueves entre ellos con las flechas que están a los costados del indicador de pasos.
Seleccionar rutas de aprendizaje — marca todas las rutas que quieras asignar. Debajo del listado hay un contador, «N rutas de aprendizaje seleccionadas». El botón Filtros recorta por título, nivel e idioma.
Elegir empleados — marca a todas las personas que van a recibir esas rutas. También hay un contador, «N empleados seleccionados».
Definir las fechas — Fecha de Inicio y Fecha de Finalización, que aplican a todas las combinaciones de la tanda. La de inicio no puede estar en el pasado («La fecha de inicio no puede estar en el pasado») y la de finalización tiene que ser posterior («La fecha de vencimiento debe ser posterior a la fecha de inicio»).
Haz clic en Guardar. Al terminar aparece «Asignación completada» y vuelves al listado de rutas.
Confirma el contador del primer paso antes de avanzar. Necesitas al menos una ruta seleccionada para que la tanda se pueda guardar, así que revisa que «N rutas de aprendizaje seleccionadas» no diga cero antes de pasar al paso siguiente.
Acá los que ya tienen la ruta se saltean. A diferencia de la asignación de una sola ruta, esta pantalla no se detiene: a quien ya la tenga Pendiente lo deja como está e inscribe al resto. Confirma el resultado en la pestaña Inscripciones del detalle de cada ruta.
Una ruta, las personas que elijas → desde el detalle de la ruta. Te muestra el estado de cada persona en esa ruta antes de asignar, así que es la que conviene cuando te importa no pisar inscripciones existentes.
Varias rutas, varias personas → Asignación múltiple. Es la que conviene para armar un plan completo, pero no te muestra quién ya tiene cada ruta.
Volver a asignar a una persona que ya hizo la ruta → Reasignar, desde su fila en Inscripciones. Se comporta como la asignación desde el detalle: si entre las personas marcadas hay alguien con la ruta en curso, se rechaza todo.
Me dice que algunos ya están inscriptos y no se inscribió nadie.
Pasa en la asignación desde el detalle de la ruta cuando entre las personas marcadas hay al menos una que ya la tiene Pendiente. La asignación es todo o nada, así que se rechaza completa. Abre la pestaña No asignado del listado, marca desde ahí y vuelve a guardar.
Asigné por Asignación múltiple y a varias personas no les llegó la ruta.
Esa pantalla saltea a quien ya la tenga asignada con plazo vigente. No es un error: es que esas personas ya la tenían. Verifícalo en la pestaña Inscripciones del detalle de la ruta, donde vas a ver su inscripción anterior con su fecha original.
¿Puedo volver a asignar una ruta a alguien que ya la hizo?
Sí, si la completó, si quedó en Actualizado - Rehacer o si le expiró el plazo. La forma más corta es desde el detalle de la ruta → pestaña Inscripciones → menú ⋯ de su fila → Reasignar: se abre la asignación con esa persona ya marcada. Si la tiene en curso, no se puede reasignar: para darle más tiempo usa Extender fecha de vencimiento (una persona) o Reprogramar (varias).
En la Asignación múltiple, ¿puedo poner fechas distintas para cada ruta?
No. Las dos fechas del último paso se aplican a todas las combinaciones de la tanda: todas las rutas que elegiste, para todas las personas que elegiste, con el mismo inicio y el mismo vencimiento. Si necesitas plazos distintos, haz una tanda por plazo, o asígnalas de a una desde el detalle de cada ruta.
¿Tienes feedback o quieres solicitar mejoras? Háznoslo saber en roadmap.whalemate.com/roadmap
