Automatiza el alta, la actualización y la baja de colaboradores en Whalemate a partir de los datos que ya existen en Okta.
Elimina la carga manual o por archivo de la nómina.
Mantiene sincronizados los grupos de Okta con los grupos en Whalemate.
Centraliza la fuente de verdad de los datos de colaboradores en Okta, reduciendo inconsistencias.
Esta integración se habilita por empresa. Si en Configuración → Integraciones no ves la tarjeta de Okta dentro de Importación Automática de Empleados, escríbenos y la habilitamos en tu cuenta.
Ojo con no confundir las dos integraciones de Okta. La tarjeta de Okta de Importación Automática de Empleados es la que sincroniza la nómina, y es la que describe este artículo. El inicio de sesión con Okta es una configuración distinta, con su propio artículo.
Entra a Configuración → Integraciones, ubica la tarjeta de Okta y haz clic en Importar. Se abre el diálogo Integración SCIM - Okta, que explica los dos datos que necesitas y tiene el botón Generar Token Bearer.
Al generarlo, el diálogo pasa a Okta | Sincronización exitosa y muestra los dos campos, cada uno con su botón de copiar:
Token Bearer — la credencial de autenticación de las llamadas.
Endpoint — la dirección a la que Okta va a enviar las solicitudes. Cópiala de ahí en lugar de transcribirla: la de Okta no es la misma que la de Microsoft, y el diálogo te da la que corresponde a tu integración.
El Token Bearer se muestra una sola vez. Cópialo y guárdalo en un lugar seguro antes de cerrar el diálogo con Listo: después no se puede volver a ver.
Genera el token una sola vez, cuando vayas a configurar Okta. Si generas uno nuevo, es el nuevo el que Okta tiene que usar: hasta que Okta haga su primera llamada con él, la tarjeta va a seguir mostrándose como si la integración no estuviera en marcha. Si necesitas reemplazarlo, genera el nuevo y actualízalo en Okta en la misma sesión.
En la aplicación de Okta que vayas a usar para Whalemate, configura el conector SCIM con estos valores:
URL base del conector SCIM: el Endpoint que copiaste en el paso anterior.
Modo de autenticación: encabezado HTTP con token de portador (Bearer).
Token: el Token Bearer que copiaste en el paso anterior.
Atributo único para la coincidencia de usuarios: el nombre de usuario (userName).
Las acciones de aprovisionamiento que puedes habilitar, porque Whalemate las soporta, son:
Crear usuarios
Actualizar atributos de usuario
Desactivar usuarios
Empujar grupos (push groups), con altas y bajas de integrantes
Esta es la correspondencia entre el atributo SCIM que envía Okta y el campo del colaborador en Whalemate:
userName → Correo electrónico
emails[0].value → Correo electrónico
name.givenName → Nombre
name.familyName → Apellido
addresses[0].country → País
preferredLanguage → Idioma
title → Posición
department (extensión enterprise) → Departamento
externalId → ID personal
El dato que conviene revisar antes de sincronizar es
externalId. Es el valor que llena el campo ID personal del colaborador, y además es uno de los dos datos con los que Whalemate reconoce a una persona entre sincronizaciones —el otro es el correo—. Si usas el ID personal para cruzar la nómina con otro sistema, mapeaexternalIdal atributo de Okta que tenga ese número (por ejemplo, el legajo). Si lo dejas con el identificador interno de Okta, el ID personal de tus colaboradores va a quedar con ese valor.
Asigna a la aplicación las personas y los grupos que quieras sincronizar, y activa el aprovisionamiento. A partir de ahí, cada alta, cambio o baja en Okta viaja a Whalemate.
La tarjeta de Okta en Configuración → Integraciones cambia sola cuando llega la primera solicitud: en lugar del botón Importar pasa a mostrar Información y la fecha de la última sincronización.
El correo es uno de los datos con los que Whalemate identifica a un colaborador, y se resuelve en este orden:
La dirección marcada como primaria en Okta.
Si no hay ninguna marcada como primaria, la primera de la lista de correos.
Si no llega ninguna dirección, el nombre de usuario, siempre que sea una dirección de correo.
Si no llega ni un correo ni un nombre de usuario utilizable, esa persona no se crea y el intento queda registrado.
Un grupo empujado desde Okta se crea en Whalemate con el mismo nombre, y sus integrantes se asignan solos.
Agregar o quitar personas del grupo en Okta las agrega o las quita del grupo en Whalemate.
Renombrar el grupo en Okta lo renombra en Whalemate.
Quitar el grupo del aprovisionamiento elimina el grupo en Whalemate, pero no elimina a las personas: siguen en la plataforma con su historial, sin ese grupo.
Si en Whalemate ya tienes un grupo con el mismo nombre, el grupo de Okta no se crea y el intento queda registrado como nombre repetido. Es lo primero que conviene revisar si empujaste grupos y alguno no apareció: renombra el grupo existente en Whalemate, o el de Okta, antes de volver a sincronizar.
Desactivar o suspender a una persona en Okta le da de baja en Whalemate y la saca de todos sus grupos.
Reactivarla en Okta recupera su registro con el historial que tenía, en lugar de crear uno nuevo. Sus grupos no vuelven solos: hay que volver a asignárselos, desde Okta incluyéndola otra vez en el grupo empujado, o a mano en la plataforma.
Lo mismo vale si vuelves a agregar a alguien que habías dado de baja: si el correo o el ID personal coinciden con un colaborador eliminado, el aprovisionamiento recupera su registro en vez de duplicarlo.
En Configuración → Integraciones, con la integración en marcha, la tarjeta de Okta muestra el botón Información. El diálogo Okta | Detalles de SCIM trae el estado de la sincronización, la fecha y hora de la última, y dos acciones:
Ver registros de integración — abre Registros de integración en la pestaña de Okta: el detalle de cada alta, actualización y baja, con qué campo cambió, su valor anterior y el nuevo, el resultado y, si algo falló, la causa. Ahí ves solo lo que hizo el aprovisionamiento. Los cambios que alguien de tu equipo hace a mano en la plataforma no están ahí: quedan en el Registro de Auditoría, que es otra pantalla y tiene su propio artículo.
Eliminar sincronización — corta la integración.
Eliminar sincronización actúa de inmediato y no se puede deshacer. Elimina las credenciales de la integración, así que el aprovisionamiento desde Okta deja de funcionar en ese momento. Para volver a conectarlo hay que generar un token nuevo y reconfigurar la aplicación en Okta. Los colaboradores ya importados no se eliminan.
Generé el Token Bearer y la tarjeta sigue mostrando «Importar». ¿Se rompió algo?
No. La tarjeta cambia cuando llega la primera solicitud de Okta, no al generar el token. Si ya activaste el aprovisionamiento y la tarjeta sigue igual, revisa en Okta que la URL base del conector y el token sean los que copiaste del diálogo.
¿Puedo ver el Token Bearer nuevamente si lo pierdo?
No. Se muestra una sola vez al generarlo. Si se pierde, hay que generar uno nuevo desde la misma tarjeta y actualizarlo en Okta.
¿Qué atributo tengo que revisar antes de sincronizar?externalId, porque es el que llena el ID personal del colaborador. Si necesitas que ahí llegue tu número de legajo, mapéalo al atributo de Okta que lo tenga.
Empujé un grupo desde Okta y no aparece en Whalemate.
Lo más probable es que ya exista un grupo con ese nombre en la plataforma: en ese caso el grupo no se crea y el intento queda registrado. Revísalo en Registros de integración y renombra uno de los dos.
Desactivé a alguien en Okta por error y lo reactivé. ¿Perdió su historial?
No, su registro se recupera completo. Lo que no vuelve solo son sus grupos: hay que volver a asignárselos.
¿Sirve la misma configuración que la de Microsoft?
No. El Endpoint de Okta es distinto y el mapeo de externalId también: en Okta ese atributo llena el ID personal. Copia siempre el endpoint del diálogo de la tarjeta de Okta.
¿Tienes feedback o quieres solicitar mejoras? Cuéntanos en roadmap.whalemate.com/roadmap
