Mantener el tema presente entre una simulación y la siguiente, sin exigirle tiempo a nadie: un curso pide dedicación y una simulación pone a prueba; un boletín solo informa.
Avisar de algo puntual y urgente —una amenaza que está circulando, un intento de fraude que ya cayó en tu empresa— sin esperar al próximo curso.
Acompañar una campaña interna, como el mes de la ciberseguridad o el lanzamiento de una política nueva.
Reforzar lo que salió mal en la última simulación, mientras el resultado todavía está fresco.
Comunicar sin evaluar a nadie: no hay caídas, ni aprobados, ni consecuencias para quien no lo lee, ni impacto en el puntaje de riesgo.
Entra a la galería
Concientización → Recursos en el menú lateral. La pantalla se titula Galería de Concientización y tiene cuatro pestañas: Imágenes (abre por defecto), PDF, Videos y HTML.
Las cuatro no hacen lo mismo, y esta es la distinción más importante de la pantalla:
Imágenes y HTML se envían como boletín. La acción principal de cada tarjeta es un avioncito de papel.
PDF y Videos solo se descargan. Son material para que lo distribuyas por tus propios medios —intranet, canal de mensajería, cartelera—: no se envían desde la plataforma.
En cada pestaña ves primero las piezas de tu empresa y después el catálogo de Whalemate. Tienes un buscador por nombre, descripción y etiquetas, y un orden alfabético que puedes invertir. Si el buscador no encuentra nada, la pestaña muestra No se encontraron plantillas.
Elige una pieza o crea la tuya
Si algo del catálogo te sirve tal cual, úsalo. Si quieres partir de eso y cambiarlo, abre el menú de la tarjeta y elige Copiar: te pide un nombre y te deja una copia propia, esa sí editable.
Para armar una desde cero, el botón Nueva Plantilla aparece solo en las pestañas Imágenes y HTML. Todos los campos son obligatorios:
Nombre — con este nombre la encuentras después en la galería.
Asunto — es el asunto del correo que ve quien lo recibe.
Descripción — para qué es la pieza. También se usa en el buscador.
Etiquetas — al menos una. Te sirven para agrupar por tema o por campaña.
Logo — la imagen que representa la pieza en la galería.
Contenido — en Imágenes, el archivo del flyer. En HTML, un editor con negrita, colores, tablas, enlaces e imágenes.
El menú de cada tarjeta te da además Ver (vista previa a pantalla completa), Descargar y, solo si la pieza es de tu empresa, Editar y Eliminar. Las del catálogo de Whalemate no se editan ni se borran: para eso haces una copia.
El editor HTML ofrece un botón de variables de usuario (Nombre, Apellido, Correo, URL). No las uses en un boletín. Acá no se reemplazan: quien lo recibe lee el código de la variable tal como quedó escrito. La vista previa las oculta, así que el problema no se ve antes de enviar. Estas variables funcionan en las simulaciones de phishing, no en los boletines.
Configura el envío
Con la pieza elegida, toca el avioncito. Se abre Nuevo Lanzamiento, con cuatro bloques:
Nombre — es el nombre interno del envío, el que ves después en las analíticas. No lo lee quien recibe el correo.
Empleados — tres opciones: Todos los empleados; Solo empleados de los grupos seleccionados, que abre la lista de grupos con la cantidad de miembros de cada uno; o Solo empleados seleccionados, que abre la nómina completa con filtros por correo, departamento y país. Debajo te dice cuántas personas quedaron seleccionadas, y necesitas al menos una.
Plantilla — la vista previa de lo que va a salir, solo de lectura. Viene de la pieza que elegiste y desde acá no se edita.
Cronograma — fecha, hora y huso horario en que sale.
Después, Enviar. No hay paso de confirmación: el envío queda programado y la plataforma te deja en Analíticas de Concientización, donde el boletín ya aparece.
A partir de ahí, la plataforma revisa cada minuto qué boletines llegaron a su horario y los envía. Si el correo de alguna persona falla, vuelve a intentarlo con los pendientes en la pasada siguiente, sin reenviárselo a quien ya lo recibió.
Lo que conviene tener en cuenta antes de apretar Enviar
Si eliges hoy con una hora que ya pasó, el boletín sale enseguida. La plataforma valida que la fecha no sea anterior a hoy, pero no valida la hora. Programar hoy a las 9 cuando son las 15 no lo agenda para mañana: lo manda en el minuto siguiente.
Un boletín programado no se edita ni se pausa. Si te equivocaste, la única salida es eliminarlo desde Analíticas antes de que llegue su horario.
Cambiar la opción de destinatarios borra la selección anterior. Si eliges 200 personas a mano y después tocas Todos los empleados, lo que habías marcado se pierde.
Un boletín de imagen es un correo con la imagen sola. Si el correo de quien lo recibe bloquea las imágenes —habitual en configuraciones corporativas—, va a ver un mensaje vacío. Para contenido que no puede perderse, conviene HTML con texto real.
Desde qué dirección sale depende de tu configuración. Los boletines tienen su propio remitente, separado del de las simulaciones y del de la Academia. Si tu empresa configuró dominio propio pero no activó el remitente de boletines, el correo sale igual, pero desde la dirección de Whalemate.
¿Puedo enviar un PDF o un video como boletín?
No. Desde la plataforma solo se envían las piezas de las pestañas Imágenes y HTML. Los PDF y los videos se descargan y los distribuyes por tus propios canales.
¿Desde qué dirección le llega el correo a mi gente?
Depende de cómo esté configurado tu envío de correo. Los boletines tienen su propio remitente: si tu empresa usa dominio propio pero no activó específicamente el remitente de boletines, el correo sale desde la dirección de Whalemate. Si necesitas que salga con tu dominio, pídele a tu contacto de Whalemate que lo revise.
¿Puedo personalizar el boletín con el nombre de cada persona?
Hoy no. El mismo contenido llega igual a todos.
¿Puedo cancelar un boletín ya programado?
No hay una opción de cancelar. Puedes eliminarlo desde Analíticas de Concientización antes de que llegue su horario; eso borra el envío y todo su historial.
¿Los boletines afectan el puntaje de riesgo de mi gente?
No. Solo se registra si el correo se entregó y si se abrió, y nada de eso pesa en el riesgo.
