Cumplir con requisitos regulatorios y de auditoría que exigen evidencia formal de que los colaboradores conocen y aceptaron las políticas de seguridad de la organización.
Mantener un registro inmutable de todas las aceptaciones, con versión, timestamp UTC e IP por colaborador.
Asegurar que cuando la política se actualiza, todos los colaboradores vuelvan a aceptar la nueva versión.
Permitir al administrador exportar el historial de aceptaciones para presentarlo en auditorías.
Para el administrador:
Navegación: Settings → Policies
En la sección Policy Document, hacer clic en Replace (o subir el primer PDF si no hay política cargada).
Seleccionar el archivo PDF desde el equipo.
Solo se aceptan archivos en formato PDF.
Una vez subido, la plataforma muestra el nombre del archivo, la fecha de carga y el número de versión (ej: v3).
Aparece un mensaje de confirmación
En la sección Acceptance log, ver el historial completo de aceptaciones con: usuario, email, dirección IP, timestamp en UTC y versión aceptada.
Hacer clic en Export para descargar el historial en formato CSV.
Subir una nueva versión requiere que todos los colaboradores acepten nuevamente, independientemente de si ya habían aceptado la versión anterior.
Para el colaborador:
Navegación: Academy → Mis Aprendizajes
Si existe una política pendiente de aceptación, aparece un banner en la parte superior de Academy.
Primera vez: "Tu organización tiene una política que requiere tu aceptación."
Versión actualizada: "La política de tu organización fue actualizada. Una nueva versión requiere tu aceptación."
Hacer clic en Revisar para abrir el modal de aceptación.
En el modal Aceptación de política, leer el documento PDF renderizado inline.
Seleccionar el checkbox "Leí y entendí esta política en su totalidad."
El botón Acepto se habilita. Hacer clic para confirmar.
El modal se cierra y el banner desaparece.
Opcionalmente, hacer clic en Descargar PDF para guardar una copia del documento.
La aceptación queda registrada automáticamente con nombre, timestamp UTC e IP. No es necesario ningún paso adicional.
Si la organización no tiene ninguna política cargada, el colaborador no verá ningún banner ni mensaje.
¿Qué pasa si el admin sube una nueva versión de la política?
Todos los colaboradores deberán aceptarla nuevamente, incluso si ya habían aceptado la versión anterior. El banner vuelve a aparecer en el portal.
¿El historial de aceptaciones se modifica si se publica una nueva versión?
No. El Acceptance log es inmutable. Cada fila conserva la versión exacta que cada colaborador aceptó en su momento.
¿Las fechas y horas están en hora local o UTC?
Siempre en UTC, tanto en la plataforma como en el CSV exportado.
¿Puedo tener más de una política activa al mismo tiempo?
No. Solo puede haber una política activa por organización. Para actualizarla, se reemplaza el PDF existente.
¿Qué pasa si el colaborador cierra el modal sin aceptar?
El banner permanece visible la próxima vez que ingrese a Academy hasta que complete la aceptación.
¿Tienes feedback o quieres solicitar mejoras? Háznos saber en roadmap.whalemate.com/roadmap
